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如何有效開展審核,22大步驟重點剖析!

時間:2020-09-04 來源:網絡 瀏覽量 : 127

1. 審核策劃


過程的順序;


關鍵點的關注;


時間的有效分配;


合理的人員配置(獨立性和專業性的要求);


審核時機的確定和把握。


2. 應該注意的事


策劃的結果事先應通知受審核方,不要造成突然襲擊;


允許別人作充分的準備;


不要嚴重干擾別人的正常業務作業,審核時間應可以協商并可調整


3. 檢查表是重要的,但不一定是詳細的


可以幫助你把握節奏,體現你的重點關注;


內容表達可僅是提示性的,詳略取決于你的經驗;


不能照本宣科,提問應講究技巧;


內審應可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時);


檢查表應是審核記錄的一種。


4. 構思檢查表的三個要點


日常工作是如何處理的;


當某些非常規的事情出現時/體系是否還工作;


當出現危機時/事物是否仍在控制下


5. 進入現場前內部的充分協商是必要的


目的是溝通審核意圖和協調審核步驟;


同時進一步明確審核中的重點關注;


相互提醒審核中應特別注意的事項。


審核員最大的挑戰是與人相處;


因而與人打交道得十分小心;


不能讓對方反感而導致你審核的失??;


記?。呵f不能把審核做成是審查(找麻煩)。


6. 記住樣本選擇的原則


為了達到目標;


密切相關的;


有代表性;


樣本量:3<n<12


7. 有效的工作方式


聽:聆聽、傾聽,聽你所關心的;


看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問題的真相;


查:學會抽樣查看,學會證實;


問:不脫離你的主題,詢問你所關心的事。


記錄:是不可缺少的,尤其是對問題點應予詳細的記錄。


8. 有效的審核順序


交談——提問


描述——聽取


文件——依據


證明——有效證據


9. 現場審核中導致失敗的情況


同仁面前舉止過于刻板,讓人不自在;


沒有以平常心進行有效溝通,以為高人一等;


提問缺乏技巧,讓人可用簡單的YES或NO回答之;


缺乏自信心,不能涉及別人工作的核心問題;


不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法,一味只查資料做記錄;


不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;


做和事佬去介入別人的事務紛爭;


滔滔不絕說教,讓人家以為你是一名牧師;


審核組內不能按分工有效協調,各行其是。


10. 高層審核是個難題


職位上本身就高過你,你有一種敬畏的感覺;


知識水平上可能比你高;


看問題的層次和深度可能和你不一樣;


但也不排除有低水平、低認識的人。


11. 但它卻是關鍵的一步,需要你


事先做充分的準備;


標準和文件是你的依據;


應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;


學會用經濟語言,而避免用生硬的名詞、術語;


必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益;


你需要是會溝通又有一定知識面的人


12. 同級溝通也不輕松


坦誠心打動人,千萬別讓人感覺來攪渾;


是完善體系,而不是給別人難看,所以應換位思考,體諒別人的難處;


對發現問題應幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;


以事論事,別扯入人際關系;


失誤人人都有,千萬不要落井下石,更不可打小報告穿小鞋;


當你犯錯時,道歉是必須的;


總之,友好的氣氛是成功審核的基礎。


13. 與作業層人員溝通應注意


禮貌待人更顯需要;


現場中作業人員是忙碌的,應而不宜花很長的時間;


要用聽得懂的語言;


不能要求工人背出文件要求;


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